TUGAS 6 "OTOMATISASI KANTOR"

OTOMATISASI KANTOR

PENDAHULUAN

                Otomatisasi kantor adalah sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.. Diciptakannya otomatisasi kantor bertujuan untuk membantu bagian kesekretariatan dan administratif dan kemampuannya untuk memudahkansebuah komunikasi formal dan informal. Kemampuan organisasi kantor atau officer automation (OA) untuk menghubungkan orang-orang secara elektronik untuk melakukan pekerja kantor.

                Pekerjaan tersebut dapat dilakukan di mana pun pegawai berda baik indoor maupun outdoor seperti rumah, mobil, atau tempat – tempat lain. Pemakai otomatisasi kantor adalah semua pegawai yang bekerja di dalam kantor.

                Jika suatu perusahaan melaksanakan pekerjaan kantornya dengan konunikasi elektronik seperti surat elektronik (e-mail) dan transmisi faksimili (FAX), perusahaan tersebut dapat disebut dengan kantor virtual. Kantor virtual menawarkan keunggulan bagi suatu perusahaan dalam bentuk pengurangn biaya fasilitas dan peralatan, jaringan komunikasi formal, berkurangnya pekerjaan yang terhenti, dan kontribusi sosial. Kerugiannya mempengaruhi pegawai dan mencakup rasa tidak memiliki, takut kehilangan pekerjaan karena semakin canggihnya teknologi jaman sekarang, semangat kerja yang rendah.

                Tujuan utama OA bagi pengguna yang menggunakannya adalah untuk meningkatkan produktivitas, mempercepat untuk mengambil sebuah keputusan



Tujuan OA :
1.Penggabungan dan penerapan teknologi

2.Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor

3.Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan



•Pengguna OA
OA digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor, namun ada empat kategori yang pengguna OA, yaitu :

1.Manajer

2.Profesional

3.Sekretaris

4.Pegawai Administratif



OTOMATISASI KANTOR

Pada awal tahun 1960, ketika IBM menciptakan suatu istilah word processing untuk mengungkapkan sebuah konsep bahwa kegiatan kantor pasti menggunakan pengolahan kata. Sekitar tahun 1964, IBM mulai meluncurkan suatu mesin yang disebut MT/ST yang singkatan dari Magnetic Tape/Selectric Typewriter yang adalah sebuah mesin ketik yang berbentuk bola yang berputar yang ditempeli pita magnetic. Ketika pengguna mengetikan beberapa huruf maka huruf tersebut disimpan pada pita.

Otomatisasi kantor mencakup beberapa aspek yaitu:

1. Sistem Elektronik Formal dan Informal
    Otomatisasi direncanakan secara formal ayng diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi suatu prosedur tertulis. Sistem informal diperlukan ketika pengguna ingin memenuhi keperluannya.

2. Komunikasi Informasi
    Yang membedakan OA dengan subsistem CBIS yaitu suatu komunikasi yang memudahkan berbagai komunikasi baik secara lisan maupun tulisan.

3. Orang-orang di Dalam dan Di Luar Perusahaan
    OA dapat memudahkan komunikasi tidak hanya komunikasi dengan orang-orang di dalam perusahaan tetapi dengan orang-orang yang berada di luar perusahaan.


Aplikasi-aplikasi yang terdapat dalam OA adalah

1. Pengolahan kata (word processing)
Pengolahan kata adalah alat elektronik yang melakukan pekerjaan secara otomatis untuk menyajikan sebuah dokumen yang diketik. Yang dapat dirasakan oleh manager adalah komunikasi yang baik yang berupa surat, memo, dll.

2. Surat elektronik (e-mail)
    Surat elektronik adalah suatu surat yang menggunakan jaringan komputer yang memungkinkan mengirim surat maupun menerima surat tetapi menggunakan terminal komputer.

3. Voice mail
    Surat elektronik ketika pengguna mengirim pesan dengan mengucapkannya ke dalam telepon daripada mengetiknya. Voice mail ini memerlukan sebuah komputer yang mampu untuk menyimpan pesan audio.

4. Kalender elektronik
    Kalender elektronik adalah penggunaan jaringan komputer untuk menjadwalkan kalender pertemuan anatr manager dan menyimpaanya. Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi para manager yang mempunyai jadwal pertemuan yang sangat padat.

5. Konferensi audio
    Konferensi audio adalah penggunaan peralatan komuniksai suara yang membuat suatu hubungan di antara orang-orang agar melaksanakan konferensi.

Konferensi audio ini lebih efisien karena:
 Orang yang mengorganisasikan konferensi tersebut bertindak sebagai moderatorØ
 Jumlah peserta tidak boleh terlalu banyak karena bisa menyebabkan terganggunya diskusiØ
 Rekaman konferensi harus disimpanØ

6. Konferensi video
    Konferensi video adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi secara geografis. Terdapat tiga konfigurasi konferensi video yaitu:
 Video Satu arah dan Audio Satu arahØ
 Video Satu arah dan Audio Dua arahØ
 Video dan Audio Dua ArahØ

7. Konferensi komputer
   Konferensi komputer adalah penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan anggota kelompok dengan karakteristik bersama bertukar informasi dalam bentuk e-mail yang lebih berdisplin.

8. Transmisi faksimili (FAX)
    FAX adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citr dokumen pada satu ujung saluran komunikasi. FAX berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagi-bagikan dokumen kepada para anggota tim pemecahan masalah secara cepat dan mudah, tanpa ada pembatas lokasi geografis.

9. Videotex
    Videotex adalah penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT materi narasi dan grafik yang tersimpan.

10. Pencitraan
   Pencitraan merupakan penggunaan pengenal karakter secara optik untuk mengubah catatan-catatan kertas.

11. Desktop publishing
      Desktop publishing adaalh penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang berkualitas sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter.

Aplikasi otomatisasi kantor membuat informasi yang tersedia bagi pemecah masalah dalam bentuk salinan kertas, tampilan layar, audio, maupun video. Informasi tersebut dapat menghubungkan manager dengan orang lain yang berlokasi di mana pun pada tingkatan hierarki organisasi yang lebih tinggi pada tingkatan yang lebih rendah, dan pada tingkatan yang sama.

Peran manajerial interpersonal dan informasi dalam mengirim dan menerima informasi:

1. Dalam perannya sebagai pemantau, manager bertindak sebagai penerima informasi yang dilanjutkan lagi ke orang lain.

2. Dalam perannya sebagai juru bicara, manager mengirimkan informasi kepada atasan, lingkungan dan unit-unit pendukung intern.

3. Dalam perannya sebagai penghubung, manager menerima informasi dari lingkungan dan unit-unit pendukung

4. Dalam perannya sebagai pemimpin, manager menerima informasi dari atasan dan bawahan

5. Dalam perannya sebagai penyebar informasi, manager mengirimkan informasi kepada bawahan.